Wyciąg z Procedury zgłaszania naruszeń prawa przez Sygnalistów obowiązujący w ELIKS Audytorska Sp. z o.o.

WYCIĄG Z PROCEDURY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRZEPISÓW PRAWA PRZEZ SYGNALISTÓW

  1. Sposób dokonywania Zgłoszeń
  • Sygnalista, jest uprawniony dokonywać zgłoszeń  za pomocą:
  • kanału wewnętrznego,
  • kanału zewnętrznego,
  • ujawnienia publicznego.
  1. Zgłoszenie naruszenia powinno być zgodne z wzorem Zgłoszenia Naruszenia, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
  1. W przypadku, w którym Naruszenie może zostać skutecznie rozstrzygnięte wewnątrz Spółki ELIKS, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko Działań Odwetowych, zgłaszanie Naruszeń w pierwszej kolejności dokonywane powinno być za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.
  1. Zgłoszenie może zostać złożone na piśmie w formie elektronicznej lub ustnie, z wykorzystaniem jednego z poniższych kanałów zgłoszeń funkcjonujących w Spółce ELIKS:
  • Zgłoszenie do Osoby przyjmującej Zgłoszenia, w drodze bezpośredniego spotkania w uzgodnionym z Osobą przyjmującą Zgłoszenia terminie, zorganizowanym nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiego wniosku przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie.
  • Na skrzynkę poczty elektronicznej, pod adresem zgłoszenia@eliks.com.pl   Treść Zgłoszenia wysłanego za pomocą poczty elektronicznej, powinna być zgodna z treścią Zgłoszenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2  do niniejszej Procedury.
  1. Sygnalista, dokonując Zgłoszenia Naruszenia uprawniony jest również do skorzystania z Kanałów Zewnętrznych lub dokonania Ujawnienia publicznego, zasady dotyczące Kanałów zewnętrznych i Ujawnienia publicznego zostały opisane, odpowiednio w pkt XVII i XVII Procedury.
  1. Obszary Naruszeń, które mogą być przedmiotem Zgłoszenia zostały wskazane w pkt V ppkt 1 Procedury.
  1. Spółka ELIKS  nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
  1. Prawa i ochrona Sygnalisty
  1. Każdemu Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi lub mogącymi stanowić rezultat dokonanego Zgłoszenia Naruszenia, szczegółowo wymienionych w pkt VII ppkt 3 Procedury.
  1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  1. Zasady dotyczące Ochrony Sygnalisty stosuje się również do:
  • osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  • osób powiązanych z Sygnalistą  – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty;
  • osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
  1. ELIKS Audytorska Sp. z o.o. zobowiązana jest do ochrony tożsamości Sygnalisty  poprzez zapewnienie całkowitej anonimowości Sygnalistów zgłaszających Naruszenie bądź uzasadnione podejrzenie jego wystąpienia. Szczegółowe zasady dotyczące zachowania w tajemnicy informacji dotyczących Zgłoszenia, zostały wskazane w pkt IX Procedury.
  1. Odpowiedzialność Sygnalistów
  1. Dokonanie Zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
  1. Dokonywanie Zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
  1. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od Sygnalisty dokonującego Zgłoszenia w złej wierze.
  1. Zasady rozpatrzenia Zgłoszenia

Jednostka odpowiedzialna za przyjęcia Zgłoszenia

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń w Spółce jest osoba/y wskazane w Zarządzeniu wewnętrznym nr 1/2024 z dn. 30.09.2024 r.,  wdrażającym procedurę zgłaszania naruszeń przepisów prawa przez sygnalistów. Osoba przyjmująca Zgłoszenie posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które umożliwia przyjmowanie i wstępną analizę Zgłoszenia.

Wstępna weryfikacja Zgłoszenia

  1. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia dokonywana jest przez Osobę przyjmującą zgłoszenie, w ciągu 5 dni roboczych, liczonych od dnia otrzymania przez niego Zgłoszenia.
  • W oparciu o wyniki wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, osoba ją przeprowadzająca dokonuje jednej z następujących czynności:
  • w przypadku okoliczności, o których mowa w punkcie XII ppkt 3 Procedury  – podejmuje decyzję o zaniechaniu prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
  • w pozostałych przypadkach – podejmuje decyzję o prowadzeniu postępowania wyjaśniającego
  • Szczegółowe zasady dotyczące Wstępnej weryfikacji Zgłoszenia zostały opisane w pkt XII Procedury.

Postępowanie wyjaśniające

  1. Osoba przyjmująca Zgłoszenie, zapewnia prawidłowy oraz zgodny z prawem i niniejszą Procedurą przebieg Postępowania wyjaśniającego. Przed przystąpieniem do prowadzenia Postępowania wyjaśniającego, Osoba przyjmująca Zgłoszenie musi podpisać oświadczenia, których wzór stanowi Załącznik nr 6,7 i 9 do niniejszej Procedury.
  1. W przypadku, gdy Zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze oraz uzyskane informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Osoba przyjmująca Zgłoszenie podejmuje czynności wyjaśniające, których celem jest ustalenie rzeczywistych okoliczności zgłoszonego Naruszenia oraz podejmuje stosowne działania następcze.
  1. Osoba przyjmująca Zgłoszenie powinna przeprowadzić przesłuchanie Sygnalisty, Pokrzywdzonego i Osoby której dotyczy Zgłoszenie, a także każdej osoby, która posiada informacje na temat sprawy będącej przedmiotem Zgłoszenia. Osoba przyjmująca Zgłoszenie może też przyjmować od nich, świadków oraz innych osób materiały i oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej.
  1. Każda osoba wezwana przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie ma obowiązek stawić się w wyznaczonym terminie i złożyć w sprawie będącej przedmiotem postępowania wyjaśnienia według swojej najlepszej wiedzy.
  1. Szczegółowe zasady dotyczące postępowania wyjaśniającego zostały wskazane w pkt XIV Procedury.

Informacje zwrotne

  • Po otrzymaniu Zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej Procedurze, pod warunkiem, że Zgłoszenie nie zostało dokonane w sposób uniemożliwiający kontakt z Sygnalistą, Sygnalista będzie informowany o:
  • przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;
  • wynikach postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez Komisję Wyjaśniającą, tj. stwierdzeniu lub braku stwierdzania naruszenia prawa i podjętych działaniach następczych w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
  • Jeżeli Zgłoszenie zostało odrzucone, Osoba przyjmująca zgłoszenie w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ppkt 1 a), przedstawia powód odrzucenia Zgłoszenia.
  • W przypadku braku możliwości skontaktowania się z Sygnalistą z powodów nie leżących po stronie ELIKS , odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń, który stanowi Załącznik nr do niniejszej Procedury.
  • Szczegółowe zasady przekazywania Informacji Zwrotnych zostały wskazane w pkt XIV Procedury.